Wie Freiberufler:innen Fahrtkosten steuerlich geltend machen und dabei sparen

10 JULI 2024 | 5 MIN.

Für Freiberufler:innen ist die Optimierung der Steuerlast ein zentrales Anliegen – insbesondere die Absetzbarkeit von Fahrtkosten bietet ein erhebliches Sparpotential. In diesem Kontext eröffnet unser Guide praxisnahe Einblicke und wertvolle Tipps, wie Sie als Freiberufler:innen Ihre Fahrtkosten optimal bei der Steuererklärung angeben und somit Ihre Steuerlast effektiv reduzieren können. Dabei konzentrieren wir uns auf die konkreten Möglichkeiten zur steuerlichen Absetzung von Reisekosten, beleuchten relevante Aspekte bei der Dokumentation und Abrechnung dieser Ausgaben und bieten Ihnen eine klare Anleitung zur korrekten Anwendung der Kilometerpauschale.

Unser Ziel ist es, Ihnen durch diesen umfassenden Leitfaden zu maximalen Steuervorteilen zu verhelfen und die Komplexität des Themas zugänglich zu machen.

Steuern sparen durch die steuerliche Absetzung von Reisekosten

Die steuerliche Absetzung von Reisekosten ermöglicht es Freiberufler:innen, ihre Steuerlast signifikant zu reduzieren.

Aktuelle Steuervorschriften erkennen verschiedene Arten von Reisekosten als abzugsfähig an, darunter Fahrtkosten, Verpflegungs-Mehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Nebenkosten, die auf Geschäftsreisen anfallen. Die Nutzung der Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug oder die Abrechnung tatsächlicher Kosten für öffentliche Verkehrsmittel sind gängige Praktiken. Durch die sorgfältige Dokumentation und die Kenntnis spezifischer Regelungen können Freiberufler:innen von diesen Steuervorteilen maximal profitieren.

Wichtige Aspekte bei der Absetzung und Abrechnung von Reisekosten

Dies umfasst das Sammeln von Belegen wie Fahrkarten, Hotelrechnungen und Tankquittungen. Ein digitales Fahrtenbuch kann hierbei für Klarheit sorgen und hilft, die Kilometerpauschale korrekt zu berechnen.

Um potenzielle Herausforderungen bei der steuerlichen Absetzung von Reisekosten zu vermeiden, ist es für Freiberufler:innen entscheidend, alle Ausgaben zeitnah und systematisch zu erfassen. Eine klare und nachvollziehbare Dokumentation erleichtert nicht nur die Abrechnung, sondern dient auch als zuverlässige Basis für den Fall von Rückfragen durch das Finanzamt.

Wichtig ist auch, die aktuellen steuerlichen Regelungen zu kennen, da diese sich ändern können und somit direkten Einfluss auf die Absetzbarkeit von Reisekosten haben.

Reisekostenabrechnung für Freiberufler:innen: Was zählt zu den Aufwendungen?

Beim Abrechnen Ihrer Reisekosten ist es wichtig, alle relevanten Ausgaben übersichtlich und nachvollziehbar zu erfassen. Zu den wesentlichen Bestandteilen zählen:

Fahrtkosten – egal, ob Sie mit dem Auto, der Bahn oder anderen Verkehrsmitteln unterwegs waren.

Verpflegungs-Mehraufwendungen – für die Tage, an denen Sie außer Haus tätig waren.

Übernachtungskosten – falls Ihre Geschäftsreise eine Übernachtung erforderte,

Nebenkosten – wie Parkgebühren

Ein praktischer Rat für Sie: Legen Sie Kategorien für die verschiedenen Ausgabenarten an. Dies erleichtert Ihnen nicht nur die Zuordnung, sondern auch die spätere Abrechnung gegenüber dem Finanzamt. Eine einfache Checkliste, in der Sie das Datum der Reise, den Zweck, die gefahrenen Kilometer sowie alle entstandenen Kosten auflisten, hilft Ihnen dabei, keinen Posten zu vergessen und Ihre Ausgaben umfassend zu dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass Sie alle steuerlichen Vorteile optimal nutzen können.

Fahrtkosten belegen und Pauschalen richtig abrechnen

Um Ihre Fahrtkosten korrekt abzurechnen und von Pauschalen Gebrauch zu machen, ist eine akkurate Dokumentation unerlässlich. Bewahren Sie daher alle Belege, wie Tankquittungen oder Fahrkarten, sorgfältig auf. Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug können Sie die Kilometerpauschale anwenden, die pro gefahrenem Kilometer berechnet wird. Aktuell liegt diese bei 30 Cent pro Kilometer.

Beispiel: Wenn Sie für Kundentermine 100 km mit Ihrem Auto zurücklegen, können Sie mit der Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer insgesamt 30 Euro absetzen.

Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie eine entsprechende App, um die gefahrenen Kilometer exakt zu erfassen. Nur so können Sie die Pauschale richtig anwenden und gegenüber dem Finanzamt belegen.

Abrechnung nach Kilometerpauschale bei Dienstfahrten

Für jede beruflich bedingte Fahrt mit Ihrem Fahrzeug können Sie einen festen Satz pro Kilometer ansetzen. In Deutschland beträgt dieser Satz üblicherweise 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer.

Die Kilometerpauschale kann je nach Fahrzeugtyp variieren; so könnten beispielsweise für Motorräder oder Fahrräder andere Sätze gelten. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über die spezifischen Regelungen.

Um die Kilometerpauschale in Ihre Gesamtausgaben korrekt einfließen zu lassen, empfiehlt es sich, ein detailliertes Fahrtenbuch zu führen oder eine App zu nutzen, die diese Aufzeichnungen vereinfacht. Notieren Sie dabei für jede Fahrt das Datum, den Start- und Zielort, den Zweck der Reise sowie die gefahrenen Kilometer. Diese Präzision sichert nicht nur die Anerkennung Ihrer Ausgaben durch das Finanzamt, sondern optimiert auch Ihre Steuererklärung.

Kilometerpauschale und Umsatzsteuer: Was Sie wissen müssen

Beachten Sie bei der Anwendung der Kilometerpauschale für Dienstfahrten, dass diese Pauschale direkt auf die Betriebsausgaben angewendet wird, jedoch ohne Umsatzsteuer. Die Kilometerpauschale deckt die Kosten für die Nutzung Ihres privaten Fahrzeugs für geschäftliche Fahrten ab. Da es sich um eine Pauschale handelt, kann die Umsatzsteuer nicht separat ausgewiesen oder geltend gemacht werden. Dies bedeutet, dass Sie beim Ansatz der Kilometerpauschale in Ihrer Steuererklärung keine Vorsteuer abziehen können.

Effiziente Abrechnung von Inlandsreisetagen

Beginnen Sie damit, alle Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren – dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungs-Mehraufwendungen und Übernachtungskosten. Nutzen Sie für eine unkomplizierte Berechnung und Dokumentation digitale Hilfsmittel wie Apps oder Tabellenkalkulationsprogramme.

Ein Tipp für die Optimierung Ihrer Inlandsreisekosten ist die Nutzung von Pauschalen, wo es möglich und sinnvoll ist. So können Verpflegungs-Mehraufwendungen und Übernachtungskosten oft über festgelegte Pauschbeträge abgerechnet werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Beachten Sie auch spezifische steuerliche Regelungen und Freibeträge für Inlandsreisen. Informieren Sie sich regelmäßig über Aktualisierungen, da steuerliche Vorschriften Änderungen unterliegen können

Abwesenheitstage und Reisetage ins Ausland: So wird abgerechnet

Bei internationalen Reisen kommen zusätzliche Faktoren wie Währungsumrechnungen und Tagespauschalen (Per Diems) ins Spiel. Es ist ratsam, die Ausgaben in der Währung des Reiselandes genau zu dokumentieren und anschließend in Euro umzurechnen, wobei der offizielle Wechselkurs am Tag der Ausgabe oder ein durchschnittlicher monatlicher Kurs verwendet werden kann.

Tagespauschalen für Verpflegung und Unterkunft variieren je nach Reiseziel und decken die allgemeinen Lebenshaltungskosten ab. Informieren Sie sich vor der Reise über die aktuellen Pauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht werden, um Ihre Ansprüche entsprechend geltend zu machen.

Beim Navigieren durch die Herausforderungen der Auslandsreise-Kostenabrechnung ist es ebenso hilfreich, alle Belege sorgfältig zu sammeln und ein Reisetagebuch zu führen, um den Überblick über Termine, Treffpunkte und den Zweck der Ausgaben zu behalten. Diese akribische Dokumentation erleichtert nicht nur die Abrechnung, sondern dient auch als Nachweis für das Finanzamt.

Übernachtungskosten und weitere Serviceleistungen im Fokus

Erfassen Sie alle Kosten für Unterkunft detailliert und bewahren Sie die entsprechenden Belege auf. Verhandeln Sie, wenn möglich, im Voraus die Preise für Hotels oder Unterkünfte, um die besten Konditionen zu sichern. Achten Sie darauf, alle zusätzlichen Serviceleistungen, die steuerlich absetzbar sind – wie WLAN-Nutzung oder Parkgebühren – gesondert aufzuführen.

Weshalb sofortige Buchung von Ausgaben sinnvoll ist

Eine zeitnahe Erfassung sorgt für eine präzise Übersicht der Finanzen und erleichtert die Steuererklärung. Zögern Sie nicht, alle geschäftlichen Ausgaben umgehend zu dokumentieren, um den Überblick zu behalten und keine potenziellen Absetzungsmöglichkeiten zu verpassen. Eine verzögerte Erfassung kann zu Ungenauigkeiten führen und das Risiko von Nachfragen durch das Finanzamt erhöhen.

Schlusswort

Wie dieser Leitfaden zeigt, können durch akkurate Dokumentation und strategische Planung erhebliche Steuervorteile realisiert werden. Die Beachtung der Kilometerpauschale, die sorgfältige Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen sowie das Verständnis für die Absetzbarkeit von Übernachtungskosten und zusätzlichen Serviceleistungen sind dabei zentrale Aspekte. Die sofortige und genaue Buchung aller geschäftsrelevanten Ausgaben minimiert nicht nur die steuerliche Belastung, sondern trägt auch zu einem effizienten Finanzmanagement bei.

Von Lidya Staron

Lidya ist eine Finanzautorin mit Fachkenntnissen in den Bereichen persönliche Finanzen und Investitionen. Sie vereinfacht komplexe Finanzthemen und macht sie für alltägliche Leser leicht verständlich. Lidya hilft gerne Menschen, ihr Geld besser zu verwalten und fundierte Anlageentscheidungen zu treffen.