Als Freiberufler*in können Sie Ihre Steuerlast durch die Absetzung von Fahrtkosten deutlich senken. Doch wie genau funktioniert das? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausgaben korrekt in der Steuererklärung angeben und so bares Geld sparen können.
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Kilometerpauschale anwenden, welche Unterlagen Sie aufbewahren sollten und worauf Sie bei der Abrechnung achten müssen.
Steuern sparen durch die steuerliche Absetzung von Reisekosten
Um es kurz auf den Punkt zu bringen: Reisekosten wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten oder andere Nebenkosten auf Geschäftsreisen können Sie absetzen.
Wichtig: Sammeln Sie Belege wie Fahrkarten, Parkscheine, Hotelrechnungen oder Tankquittungen und halten Sie Ihre Ausgaben übersichtlich fest.
Abrechnung nach Kilometerpauschale bei Dienstfahrten
Mit der Kilometerpauschale können Sie für beruflich bedingte Fahrten 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Das gilt für alle Fahrten mit dem Auto – egal, ob Sie Kundentermine wahrnehmen oder Geschäftsbesorgungen erledigen.
Um die Kilometerpauschale unkompliziert abzurechnen, lohnt sich ein Fahrtenbuch. Notieren Sie einfach, wann und warum Sie gefahren sind, wohin es ging und wie viele Kilometer Sie zurückgelegt haben. Digitale Fahrtenbuch-Apps machen das noch einfacher und sparen Ihnen enorm Zeit.
Kilometerpauschale und Umsatzsteuer: Was Sie wissen müssen
Die Kilometerpauschale wird direkt auf Ihre Betriebsausgaben angerechnet, jedoch ohne Umsatzsteuer. Es handelt sich, wie der Name schon sagt, um eine Pauschale. Daher können Sie die Vorsteuer für Ihre Fahrten nicht separat ausweisen oder abziehen.
Die Pauschale deckt alle Kosten für die geschäftliche Nutzung Ihres privaten Fahrzeugs ab, wie Treibstoff, Wartung und Reparaturen. Das bedeutet, dass die Abrechnung einfach bleibt. Die Umsatzsteuer spielt dabei keine Rolle.
Stellen Sie sich vor, Sie fahren als Elektromeister*in 50 Kilometer für einen Auftrag. Für diese Strecke können Sie 50 × 30 Cent, also 15 €, als Betriebsausgabe ansetzen. Dieser Betrag umfasst alle Kosten wie Treibstoff, Reparaturen und Wartung, unabhängig davon, ob bei diesen Kosten Umsatzsteuer angefallen ist.
Effiziente Abrechnung von Inlands-reisetagen
Hier können Sie ganz einfach die Vorteile von Pauschalen nutzen. Für Verpflegungsmehraufwendungen können Sie bei einem vollen Reisetag 28 € ansetzen, bei An- und Abreisetagen jeweils 14 €. Übernachtungen lassen sich mit einem Pauschbetrag von 20 € abrechnen, falls Sie keine Belege haben.
Angenommen, Sie sind für einen Auftrag in Stuttgart und übernachten dort. Sie bleiben einen vollen Tag und reisen am Folgetag ab. In diesem Fall können Sie 28 € für Verpflegung und 20 € für die Übernachtung sowie zusätzlich 14 € für den Abreisetag geltend machen – also insgesamt 62 € ohne Belege.
Abwesenheitstage und Reisetage ins Ausland: So wird abgerechnet
Bei Auslandsreisen gibt es ein paar zusätzliche Dinge zu beachten. Neben den üblichen Kosten kommen nun auch Währungsumrechnungen und länderspezifische Tagespauschalen ins Spiel. Am besten halten Sie Ihre Ausgaben direkt in der Landeswährung fest und rechnen diese später mit dem offiziellen Wechselkurs in Euro um.
Für Verpflegung und Unterkunft gelten je nach Land feste Pauschalen. Die aktuellen Beträge finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen.
Belege sammeln und Details dokumentieren ist bei Auslandsreisen besonders wichtig. Notieren Sie für jede Reise den Zweck, die Reisedaten, Start- und Zielorte sowie alle relevanten Ausgaben (zum Beispiel Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut).
Weshalb eine sofortige Buchung von Ausgaben sinnvoll ist
Wer seine Ausgaben —sowohl im Inland als auch im Ausland— sofort bucht, behält den Überblick, vermeidet Fehler und sichert Absetzungsmöglichkeiten. Verzögerungen führen oft zu Ungenauigkeiten. Sie erhöhen das Risiko von Nachfragen durch das Finanzamt.
Angenommen, Sie kaufen Material für 350 €, notieren den Betrag aber nicht direkt. Ein paar Wochen später suchen Sie die Quittung und können sie nicht mehr finden. Ohne den Beleg können Sie die Ausgabe nicht von der Steuer absetzen – ein vermeidbarer Verlust.
Zusammenfassung
Fahrtkosten können Freiberufler*innen spürbare steuerliche Vorteile bringen – vorausgesetzt, Sie gehen es richtig an. Halten Sie Ihre Belege sorgfältig fest, nutzen Sie die passenden Pauschalen und rechnen Sie Ihre Ausgaben am besten direkt ab. So behalten Sie den Überblick, sparen Zeit und sichern sich Ihre Vorteile ohne unnötigen Aufwand. Mit diesen einfachen Schritten machen Sie Ihre Reisekosten zu einem wertvollen Steuervorteil.
Sind Sie noch auf der Suche nach einer passenden Lösung für Ihre geschäftlichen Finanzen? Eröffnen Sie heute Ihr kostenloses Geschäftskonto bei Tide.
