Als Freiberufler*in kümmern Sie sich nicht nur um Ihre Projekte, sondern auch um zahlreiche administrative Aufgaben – das Erstellen von Rechnungen eingeschlossen. Mit ein paar einfachen Schritten gelingt es Ihnen jedoch, Rechnungen zu erstellen, die professionell wirken und alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, worauf es beim Rechnungsschreiben ankommt: von den Pflichtangaben bis zu praktischen Tipps, die Ihnen den Alltag erleichtern.
Wer darf sich Freiberufler*in nennen?
In Deutschland hängt das von bestimmten rechtlichen und steuerlichen Kriterien ab. Freiberufler*innen gehören oft zu Berufsgruppen mit speziellem Fachwissen oder akademischem Hintergrund – wie Ärzt*innen, Ingenieur*innen oder Künstler*innen.
Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden müssen Sie kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer. Dafür sind Einkommensteuer und in vielen Fällen auch Umsatzsteuer fällig. Falls Sie allerdings unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können Sie sich die Umsatzsteuer sparen – das hängt davon ab, wie viel Sie verdienen.
Ein weiterer Vorteil: Als Freiberufler*in müssen Sie sich nicht mit aufwendiger Buchführung herumschlagen. In der Regel reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wie das genau funktioniert, erklären wir später im Artikel.
Was muss auf Ihrer Rechnung stehen?
Wenn Sie als Freiberufler*in Rechnungen schreiben, gibt es einige Pflichtangaben, die enthalten sein müssen, damit Ihre Rechnung rechtsgültig und steuerlich korrekt ist. Hier ist ein übersichtlicher Leitfaden:
1. Ihr vollständiger Name und Ihre Adresse sowie die des Rechnungsempfängers
Damit wird klar, wer die Rechnung stellt und wer sie bezahlt. Beispiel:
Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt – Rechnung an Anna Beispiel, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt.
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ohne diese Nummern kann Ihre Rechnung steuerlich nicht korrekt verarbeitet werden.
Beispiel: Steuernummer: 123/456/789 oder USt-IdNr.: DE123456789.
3. Das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein. Das erreichen Sie mit einer klaren Nummerierung.
Beispiel: Rechnungsdatum: 10.11.2024, Rechnungsnummer: 2024-001.
4. Eine Beschreibung der erbrachten Leistung
Was haben Sie wann oder über welchen Zeitraum hinweg geliefert? Beschreiben Sie dies verständlich und präzise.
Beispiel: Grafikdesign für Unternehmensbroschüre, Zeitraum: 1.–7. November 2024.
5. Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und Bruttobetrag
Geben Sie den Mehrwertsteuersatz an und berechnen Sie den Gesamtbetrag.
Beispiel: Nettobetrag: 1000 €, 19 % MwSt.: 190 €, Bruttobetrag: 1190 €.
Mit dieser klaren Struktur behalten Sie und Ihre Kund*innen stets den Überblick.
Mehrwertsteuer in Rechnungen: Worauf Sie achten müssen
Die Mehrwertsteuer muss auf Rechnungen separat ausgewiesen werden. In Deutschland gibt es zwei Mehrwertsteuersätze:
Regelsteuersatz von 19 %: Dieser gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen, zum Beispiel Beratungsleistungen, Grafikdesign oder technische Dienstleistungen.
Ermäßigter Steuersatz von 7 %: Dieser gilt für bestimmte Güter und Dienstleistungen, wie zum Beispiel Bücher, Lebensmittel und kulturelle Angebote.
Mehrwertsteuer-Regelungen für freiberufliche Journalist*innen
Hier können Sie unter bestimmten Bedingungen den ermäßigten Mehrwertsteuersatz von 7 % nutzen. Das gilt zum Beispiel für Kunstkritiken, Kommentare zu aktuellen Themen oder tiefgehende Reportagen – also Arbeiten, die mehr sind als reine Tatsachenberichte.
Sammeln Sie nur Daten und veröffentlichen diese ohne redaktionelle Bearbeitung, fällt der Regelsteuersatz von 19 % an. Es lohnt sich also, genau hinzuschauen, wie Ihre Leistungen eingeordnet werden.
Besonderheiten bei der Rechnungsstellung für Kleinunternehmer*innen
Als Kleinunternehmer*in haben Sie es bei der Rechnungsstellung etwas einfacher. Sie müssen keine Umsatzsteuer ausweisen oder einziehen – solange Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt.
Auf Ihren Rechnungen sollte aber ein Hinweis stehen, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ein einfacher Satz wie „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ reicht in der Regel völlig aus.
Vereinfachte Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen
Wenn Sie Rechnungen bis 250 € ausstellen, können Sie sich über einfachere Anforderungen freuen. Kleinbetragsrechnungen müssen nur die wichtigsten Angaben enthalten: Ihren Namen und Ihre Adresse, das Ausstellungsdatum, eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren und den Gesamtbetrag inklusive Steuer.
Diese vereinfachten Vorgaben sparen Zeit und Aufwand, während Ihre Rechnung dennoch rechtlich korrekt bleibt.
Elektronische Rechnungen: Einfach, schnell und effizient
Elektronische Rechnungen bieten eine ideale Möglichkeit, Ihren Rechnungsprozess einfacher und schneller zu machen. Mit der passenden Software können Sie sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind – genau wie bei Papierrechnungen. Die nötigen Angaben wie Name, Adresse oder Rechnungsbetrag bleiben gleich.
Der Vorteil? Sie können Ihre Rechnungen ganz bequem per E-Mail oder über Online-Portale an Ihre Kund*innen senden. Wichtig ist, dass Sie diese digital archivieren, damit alles rechtlich sauber bleibt.
Und das Beste: Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Papier – das schont die Umwelt und reduziert gleichzeitig Ihren Arbeitsaufwand.
Folgen fehlender Angaben in Rechnungen
Fehler oder fehlende Angaben auf Rechnungen können schnell Ärger machen. Kund*innen dürfen fehlerhafte Rechnungen ablehnen, was nicht nur Zahlungsverzögerungen verursacht, sondern auch mehr Arbeit für Sie bedeutet. Im schlimmsten Fall können unvollständige Rechnungen sogar steuerliche Probleme nach sich ziehen.
Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie jede Rechnung vor dem Versenden kurz prüfen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer und Rechnungsnummer enthalten sind.
Grundlagen der Buchhaltung für Freiberufler*innen
Buchhaltung klingt kompliziert? Muss es aber nicht sein. Mit ein paar einfachen Grundprinzipien behalten Sie Ihre Finanzen im Griff und sparen sich später Stress mit dem Finanzamt.
Für Freiberufler*innen reicht oft eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hier erfassen Sie einfach Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben.
Beispiel: Sie stellen im November eine Rechnung über 1.000 € aus und kaufen im gleichen Monat Büromaterial für 200 €. In Ihrer EÜR tragen Sie 1.000 € Einnahmen und 200 € Ausgaben ein – der Überschuss beträgt 800 €.
Zusammenfassung und Ausblick
Für Freiberufler*innen ist eine korrekte Rechnungsstellung essenziell, um die Finanzen im Griff zu behalten. Jede Rechnung sollte alle Pflichtangaben wie Name, Adresse und Steuernummer enthalten. Kleinunternehmer*innen profitieren dabei von der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Elektronische Rechnungen bieten zusätzlich den Vorteil, Zeit zu sparen und umweltfreundlich zu sein. Ein klarer Überblick über Ihre Finanzen, zum Beispiel durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wird durch praktische Tools wie das Geschäftskonto von Tide noch einfacher. Mit Tide trennen Sie berufliche und private Finanzen, sparen Zeit und behalten alles im Blick.
Warum Tide?
Tide bietet ein kostenloses, benutzerfreundliches Geschäftskonto, das speziell auf Freiberufler*innen zugeschnitten ist. Damit wird Finanzmanagement unkompliziert und effizient.
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