Für Freiberufler*innen sind steuerliche Pflichten ein zentraler Aspekt des beruflichen Alltags. Von der Einkommensteuer bis zur Umsatzsteuer – wer sich gut informiert und strategisch vorgeht, kann nicht nur unnötige Überraschungen vermeiden, sondern auch finanzielle Vorteile nutzen. Dieser Leitfaden gibt einen klaren Überblick über alle wichtigen steuerlichen Themen und bietet praktische Tipps für die Umsetzung.
Grundlagen der Besteuerung für Freiberufler*innen
Freiberufler*innen zahlen keine Gewerbesteuer – das ist ein klarer Vorteil gegenüber Gewerbetreibenden. Dennoch gibt es zwei wichtige Steuerarten:
1. Einkommensteuer: Die Einkommensteuer basiert auf Ihrem zu versteuernden Einkommen. Dieses wird durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt, bei der Sie alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres gegenüberstellen.
2. Umsatzsteuer: Umsatzsteuer wird fällig, wenn Sie als Freiberufler*in bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten:
22.000 € im Vorjahr oder
50.000 € im laufenden Jahr.
Die Kleinunternehmerregelung kann Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreien, wenn Ihre Umsätze niedrig bleiben.
Entscheidung: Selbstverwaltung der Steuern vs. Steuerberater*in
Freiberufler*innen können ihre Steuerangelegenheiten entweder selbst verwalten oder eine Steuerberatung hinzuziehen. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile:
Selbstverwaltung der Steuern:
Vorteile: Kosteneinsparungen, direkte Kontrolle über finanzielle Angelegenheiten, besseres Verständnis der eigenen Finanzen.
Nachteile: Hoher Zeitaufwand, Risiko von Fehlern und Unkenntnis über komplexe Steuergesetze.
Steuerberatung:
Vorteile: Fachkundige Beratung, Zeitersparnis, Minimierung von Fehlern, Unterstützung bei der Steuerplanung.
Nachteile: Zusätzliche Kosten, weniger direkter Einblick in die eigenen steuerlichen Prozesse.
Die Entscheidung hängt von der individuellen Situation, den Kenntnissen und den Ressourcen der Freiberufler*innen ab.
Tipp: Überlegen Sie, wie viel Zeit und Wissen Sie selbst in Ihre Steuern investieren können. Für komplexe Fälle lohnt sich eine Steuerberatung.
Gewerbesteuer – Befreiung für Freiberufler*innen
Freiberufliche Tätigkeiten – etwa in den Bereichen Wissenschaft, Kunst, Erziehung oder Beratung – sind von der Gewerbesteuer befreit.
Wichtig: Ihre Tätigkeit muss eindeutig als freiberuflich eingestuft werden, und es dürfen keine gewerblichen Elemente vorliegen, sonst entfällt die Befreiung.
Die Umsatzsteuerpflicht für Freiberufler*innen
Sobald der Jahresumsatz die Grenze von 22.000 Euro im Vorjahr oder 50.000 Euro im laufenden Jahr überschreitet, müssen Freiberufler*innen die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) berechnen und an das Finanzamt abführen.
Registrierung beim Finanzamt: Melden Sie sich rechtzeitig an, bevor Sie umsatzsteuerpflichtig tätig werden.
Rechnungsstellung: Geben Sie die Umsatzsteuer auf jeder Rechnung eindeutig und korrekt an.
Umsatzsteuervoranmeldungen: Geben Sie Ihre Voranmeldungen je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich elektronisch über das Elster-Portal ab.
Vorsteuerabzug: Sie können die Vorsteuerbeträge aus geschäftlichen Ausgaben zurückfordern.
Beispiel: Wenn Sie Büromaterial im Wert von 100 € (netto) kaufen, können Sie sich die 19 € Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.
Einkommensteuererklärung für Freiberufler*innen
Die Erstellung der Einkommensteuererklärung erfordert einige wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass alles korrekt und vollständig ist. Mit einer guten Vorbereitung können Sie dabei auch steuerliche Vorteile optimal nutzen:
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Erfassen Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres.
Steuerformulare: Verwenden Sie die Anlage S, um Ihre Einkünfte aus selbstständiger Arbeit anzugeben. Dieses Formular ist speziell für Freiberufler*innen vorgesehen.
Absetzbare Kosten: Ziehen Sie alle berufsbedingten Ausgaben ab, wie z. B. Büromaterial, Reisekosten, Fortbildungen oder Arbeitsmittel. Diese senken Ihr zu versteuerndes Einkommen erheblich.
Fristen: Halten Sie die Abgabefristen des Finanzamts ein. Für die meisten Steuererklärungen gilt der 31. Juli des Folgejahres, es sei denn, Sie nehmen eine Steuerberatung in Anspruch.
Absetzbare Kosten optimal nutzen
Viele berufsbedingte Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden, um Ihre Steuerlast zu senken. Dazu zählen unter anderem:
Bürokosten: Miete, Möbel, Büromaterialien.
Reisekosten: Fahrten zu Kund*innen oder Geschäftspartner*innen, Verpflegungsmehraufwand.
Fortbildung: Seminare, Workshops, Fachliteratur.
Kommunikation: Telefon- und Internetkosten.
Versicherungen: Berufshaftpflicht oder andere beruflich notwendige Versicherungen.
Arbeitsmittel: Computer, Software, technisches Equipment.
Beispiel:
Eine Designer*in kauft einen neuen Laptop für 1.500 €. Dieser Betrag wird als Betriebsausgabe abgesetzt und verringert dadurch das zu versteuernde Einkommen.
Tipp: Führen Sie regelmäßig eine Liste Ihrer beruflichen Ausgaben, um am Jahresende nichts zu vergessen. Tools wie digitale Buchhaltungsprogramme oder einfache Tabellen helfen, den Überblick zu behalten.
Vorauszahlungen der Einkommensteuer
Freiberufler*innen leisten vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen, basierend auf dem Einkommen des Vorjahres. Die Fälligkeitstermine sind:
10. März
10. Juni
10. September
10. Dezember
Tipp: Überprüfen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig. Bei starken Einkommensänderungen können Sie beim Finanzamt eine Anpassung Ihrer Vorauszahlungen beantragen, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden.
Besonderheiten der Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Pflicht, die viele Freiberufler*innen erfüllen müssen. Je nach Höhe Ihres Umsatzes aus dem Vorjahr gibt es zwei Möglichkeiten:
Monatliche Voranmeldung: Falls Ihr Umsatz im Vorjahr über 7.500 Euro lag, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben.
Vierteljährliche Voranmeldung: Bei einem Umsatz unter 7.500 Euro reicht eine vierteljährliche Abgabe aus.
Wichtig: Die Voranmeldung muss immer bis zum 10. Tag nach dem jeweiligen Zeitraum beim Finanzamt eingereicht werden – und zwar elektronisch über das Elster-Portal.
Zusätzlich müssen Sie die berechnete Umsatzsteuer direkt bezahlen. Halten Sie die Fristen genau ein, um Strafen oder Verzugszinsen zu vermeiden.
Nutzung von Elster für Freiberufler*innen
Elster (Elektronische Steuererklärung) ist die offizielle Online-Plattform der deutschen Finanzverwaltung zur elektronischen Einreichung von Steuererklärungen. Um Elster zu nutzen, müssen Freiberufler*innen ein Benutzerkonto auf der Elster-Website erstellen und sich authentifizieren. Nach der Anmeldung im Portal können Sie Ihre Steuerformulare online ausfüllen und einreichen. Elster spart Zeit und hilft, Fristen einzuhalten. Die Plattform bietet auch Funktionen zur Berechnung der Steuer und zur Verwaltung von Steuerbescheiden. Elster erleichtert die Einhaltung steuerlicher Pflichten und spart Zeit.
Tipp: Ergänzen Sie Elster mit einer Steuersoftware, um zusätzliche Unterstützung bei der Planung und Optimierung zu erhalten.
Soll-Versteuerung vs. Ist-Versteuerung
Die Methode der Umsatzsteuerberechnung hat großen Einfluss auf Ihre Liquidität:
Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird fällig, sobald eine Rechnung ausgestellt wird, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits eingegangen ist. Diese Methode kann zu Liquiditätsproblemen führen, wenn Kund*innen spät zahlen.
Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist. Diese Methode hilft, die Liquidität zu verbessern, ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen anwendbar, wie beispielsweise einem Jahresumsatz von maximal 600.000 Euro.
Strategien zur Steuerminimierung für Freiberufler*innen
Mit diesen Strategien können Sie Ihre Steuerlast reduzieren:
Absetzbare Kosten nutzen: Prüfen Sie regelmäßig, welche Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Investitionen planen: Tätigen Sie größere Anschaffungen wie Arbeitsmittel strategisch zum Jahresende.
Rückstellungen bilden: Rückstellungen für zukünftige Ausgaben können die Steuerlast im aktuellen Jahr mindern.
Steuerfreibeträge nutzen: Prüfen Sie, ob Sie Anspruch auf Steuerfreibeträge oder -vergünstigungen haben.
Kleinunternehmerregelung prüfen: Bei geringem Umsatz kann die Kleinunternehmerregelung von Vorteil sein, um die Umsatzsteuerpflicht zu vermeiden.
Zusammenfassung
Mit einer guten Organisation und gezielten Maßnahmen können Freiberufler*innen nicht nur ihre Steuerpflichten erfüllen, sondern auch finanzielle Vorteile ausschöpfen. Wichtig:
Nutzen Sie absetzbare Kosten wie Büromaterial, Fortbildungen und Reisekosten.
Planen Sie Ihre Investitionen strategisch.
Prüfen Sie regelmäßig Ihre Steuerstrategie.
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